经济与贸易学院
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经济与贸易学院研讨会工作流程
2021-04-20  

学院教师请外校专家来学院进行学术研讨,具体工作流程如下。

一、研讨会备案及通知宣传

1、教师填写《广东工业大学举办论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会、展演活动审批表》(以下简称审批表如附件1),联系科研秘书落实研讨会的具体日程和地点,提交备案表电子版及嘉宾照片给科研秘书。建议教师在审批表“内容”栏目,尽量清晰完整地表述研讨会日程、讲座场次、讲座主题、内容等信息。

2、科研秘书打印审批表,交由学院副书记、分管科研的副院长对讲座主题和内容、嘉宾介绍等进行政治审查,再交由学院书记审批签字,最后至院办盖学院章。审批表最后的签字盖章版由科研秘书拍照发科研院备案,纸质版由科研秘书交换给大学城科研院科研院(交换地址:大学城行政楼413室,电话020-39322152),同时复印一份在学院留底。

3、科研秘书根据审批表信息,按附录一模板拟好研讨会期间的讲座预告,发给办公室樊婉莹,在学院网页的“通知公示”栏、“学院科研”下的“学术活动”栏等两个栏目挂网;另外,将讲座预告发给副书记,安排学院微信公众号讲座信息的推送,并发给研究生办公室刘云贞老师,面向研究生推送讲座信息。

4、科研秘书安排提前1-3天在学院二楼电子屏滚动发布研讨会期间的讲座信息。

5、教师有需要定制研讨会期间讲座宣传海报的,在经费落实的情况下,由科研秘书联系海报的制作,并安排学生助理根据教师的意愿,提前将讲座海报放置在合适的位置。

6、教师提前与嘉宾联系,在广东工业大学访客通行系统上办理访客预约,教师对预约进行审批,具体操作见《广东工业大学访客通行系统操作指南》(附件2)。

二、研讨会期间讲座当天的事务性工作

1、教师负责研讨会嘉宾的差旅、住宿、接送等安排。并在嘉宾入住酒店时安排好研讨会的报到流程,为报账方便,建议教师做一个简单的研讨会报到流程(模板可参照附录三)及嘉宾签到表、与会者签到表(模板可参照附录四),并请嘉宾在签到表上签到,自己留在报账时使用;与会者签到表请至少提前一天发给科研秘书安排打印及现场签到。另外,建议教师提前一天将讲座PPT发给科研秘书,方便会前进行PPT调试。

2、科研秘书提前至少30分钟安排开会议室门、开启PPT展示屏幕(嘉宾及讲座介绍界面)、准备激光翻页笔、嘉宾名牌、与会者签到表、签字笔等,连接手提电脑,进行PPT、话筒等的调试。学生助理将“致知讲堂”专家签字展架放置于会场门口。科研秘书安排学生助理协助现场签到、烧水、泡茶,在讲座期间拍照(要求拍下重要细节)、会场应急及撰写会后的新闻稿。

3、嘉宾到场时,学生助理请嘉宾在“致知讲堂”展架上签名。嘉宾离开会场前,科研秘书或教师对接嘉宾收集嘉宾姓名、身份证号、手机号码、银行卡号、开户行及开户行地址等信息,并留嘉宾身份证复印件或电子版(附录二),相关信息及表格、现场签到表等会后交给教师。

4、新闻稿在讲座3天内交分管科研的副院长进行文字润色修改后转学院副书记进行内容审查,由科研秘书转给樊婉莹挂网,转给学生口发微信推文。

三、经费来源与专家劳务费的发放

1、经费来源可以是教师自己的科研项目经费或团队平台经费等。研讨会程序启动前,教师落实经费来源,并告知分管副院长。

2、各种费用的报销、专家劳务费的发放等账务由教师自行办理。3、与报账相关的其他注意事项如下。详情可询办公室樊婉莹老师。

(1)报销交通费和住宿费,需《邀请函》(附件3)和《出差审批表》(附件4),同时可报交通补贴80/天和餐补100/天。

(2)如果有陪餐,需《公务接待审批表》(附件5),并取消所有餐补。接待人数10人以下,可陪餐3人,餐标为200/人。陪餐只可1次。


科研秘书:陈倩老师,办公电话87080225

办公室:樊婉莹老师,办公电话87080256


附录一讲座预告模板

致知讲堂第\期讲座预告——XXX

主题:XXX

时间:2021年4月16日周五上午10:00

地点:经济与贸易学院三楼小会议室(B北307)

主讲嘉宾:XXX教授

中国社会科学院工业经济研究所产业融合研究室主任,长期致力于产业政策理论与中国产业政策的研究。研究论文发表在Review of Economics and Statistics、《管理世界》、《中国社会科学》、《中国工业经济》、《比较》等国内外知名期刊上。曾获得“中金经济学/金融学优秀博士论文奖”、“中国社会科学院优秀对策信息奖”一等奖、二等奖、三等奖。曾参与《中国制造2025》的研究与起草工作。

(照片)

热忱欢迎广大师生的参与!

附录二 人员信息采集表(校外人员)

姓名

身份证号

手机号

银行卡号

开户行及开户行地址

签名

备注


















































提示:按财务要求,烦请您提供身份证复印件。

附录三研讨会报到流程

研讨会报到流程

1.研讨会

2.报到时间:年 月日(下午14:00-21:00)XXX酒店报到或年 月日下午14:00前在研讨会现场报到

3.事宜


签到

领取会议材料

嘉宾签到

XXX日到XXX酒店签到

签到处领取

现场签到

XXX日到广东工业大学经济与贸易学院XXX研讨会现场签到

签到处领取

4. 路线住宿及交通指南

住宿指南:

1)XXX酒店

参考价格:XXX元/天

2)交通指南

附录四签到表

研讨会嘉宾签到表

研讨会主题


研讨会时间


研讨会地点


研讨会主持


序号

姓名

单位/职位

签名













 

 

现场签到表

研讨会主题


研讨会时间


研讨会地点


研讨会主持


签名

教师

研究生

本科生




















































附件【附件4 财务报销-广东工业大学出差审批表.docx已下载
附件【附件5 公务接待审批表.doc已下载
附件【经济与贸易学院研讨会工作流程..docx已下载
附件【附件3 邀请函.docx已下载
附件【附件2 广东工业大学访客通行系统操作指南.pdf已下载
附件【附件1 广东工业大学举办论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会、展演活动审批表.docx已下载
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